Por: Alison Solache
En la era de lo digital, sabemos que para la categoría de toda aquella información que actúa como pieza clave en un vasto sistema de engranajes para llevar a cabo y poner en marcha diariamente una empresa: ya se cuenta con una gran cantidad de softwares o sistemas que permiten la centralización de la diversidad de datos en un solo lugar. Denotando su importancia al cumplir con la función de no solo almacenar, sino, brindar un espacio donde se comparta y/o transfiera y se haga un seguimiento casi instantáneo del conocimiento entre el capital humano. Es decir, una toma de decisiones, mayor espacio creativo y competitividad respaldados por el conocimiento explícito o la experiencia previa ya disponible gracias a alguien más.
Por ende, abordar la adición de una plataforma como «Agility Portal” (software reconocido y galardonado de Gestión del Conocimiento empresarial que permite simplificar el intercambio de conocimientos en una sola plataforma) a un negocio como la veterinaria “Animalia”, busca esclarecer y brindar ejemplos que tengan como protagonista a las ventajas que se pueden encontrar en este tipo de sistemas de Knowledge Mangement (KM)/Gestión del Conocimiento y aquello que potencialmente ofrecen adecuándose a las necesidades.
Antes de adentrarse a la información correspondiente, resulta necesario compartir un poco más sobre la veterinaria de la que se habla. La veterinaria “Animalia” cuenta con dos locales que operan en colonias urbanas, donde se atienden principalmente a dueños de animales domésticos o de granja. Ofreciendo servicios como consultas, operaciones, vacunas, baños, esterilización, cortes y vendiendo productos como alimentos especializados.
Y cuyas principales carencias se encuentran en el área de marketing y en el servicio postventa.
Ahora podemos proceder con las ventajas de la implementación del software mencionado con anterioridad, entre las cuales tenemos:
- Funcionalidad de búsqueda.
Al tener motores que permiten un acceso a la información impulsado por filtros inteligentes y autocompletado, será más fácil para el personal nuevo encontrar cómo es que se suele realizar un corte específico de pelo para clientes frecuentes y cuál es la mejor forma más efectiva para recordar/confirmar a sus dueños sobre la fecha de su siguiente cita.
- Editor enriquecido.
El tener artículos atractivos en la base de conocimiento (que puedan contener imágenes, videos, tablas, etc.) permitirá una adquisición de información con mayor capacidad de comprensión y retención para su aplicación. ¿A quién no le resultaría un poco menos estresante saber, con el uso de imágenes ejemplificativas, que está aplicando correctamente una vacuna a un pequeño animalito? Al tener una mascota feliz, se tiene un dueño satisfecho que puede recomendar el servicio.
- Categorías y etiquetas personalizables.
El poder dividir intuitivamente la inmensidad de información en áreas como: expedientes para el seguimiento de cada paciente (siempre es bueno tener respaldos en caso de pérdidas de carné), agendas online, servicio de seguimiento nutricional o dermatológico, seguimiento de vigencia de permisos y registros, registro periódico de visitas para identificar el trato específico a los clientes y potenciales leads…
- Estadísticas e informes.
El tener acceso a un seguimiento de las visualizaciones de cada área de división de información, las consultas de búsqueda más frecuentadas, comportamiento de los clientes internos al acceder a los recursos, entre otros; permitirá encontrar posibles trabas o áreas de oportunidad en el contenido. Por ejemplo, podría ser que el catálogo de contacto de los pacientes y sus dueños sea un tanto tedioso de consultar cuando se trata de un asunto que requiere rapidez y, en base a ello, se busque una optimización de su organización (sea por apellido, fechas más recientes de visita, tratamientos llevados a cabo, etc.).
- Herramientas de colaboración.
Al poder acceder al contenido desde cualquier división de la empresa, se da espacio a que la información se enriquezca, sobre todo, por conocimiento tácito de los empleados.
Nunca está demás una sugerencia o tip, ya que, de otra forma, ¿cómo sabríamos que ofrecerle un descuento para una consulta a su mascota, a nuestro proveedor de accesorios, nos da como resultado un descuento en la compra total? Una práctica como esa, al brindar disminución en costos para el negocio, podría permitir brindar mejor precio y, con ello, posicionamiento sobre la competencia.
- Sugerencias impulsadas por IA.
El tener acceso en tiempo real a información o posibles soluciones de una problemática que se está dando en el consultorio, posiciona el servicio entre los clientes con características como la eficacia. Como ejemplo, basado en rutina de la veterinaria: se podría brindar al personal de poca experiencia una guía para comunicar de manera apropiada a los clientes sobre un asunto sensible o un tanto complejo sobre la salud de su mascota.
Posterior a la presentación de algunos, entre la amplitud de beneficios que puede significar el aplicar este tipo de software, me parece que se pueden resaltar o resumir como puntos clave: el manejo estricto de los tratamientos a los animales que se atienden, la fidelización de clientes y el aprovechamiento maximizado de procesos, trámites o transacciones. Cuya implementación podrá resultar enriquecedora con la introducción correcta de información, sin nunca dejar de lado el toque humano que deben tener los servicios pertenecientes al sector salud.
Nota (uso de IA): la herramienta “Copilot” fue usada para la elaboración de la imagen.
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3 comentarios. Dejar nuevo
Me pareció un artículo interesante porque explica de forma clara cómo un sistema de gestión del conocimiento puede ayudar a una veterinaria, creo que es una buena idea usar un software así, porque hace que el trabajo sea más ordenado y que la información esté siempre disponible para el personal.
El artículo me pareció muy claro al explicar en general, siento que muestra bien cómo la tecnología puede hacer más eficiente el servicio sin perder el trato humano, me gustó que menciona que la tecnología no reemplaza el trato humano, solo ayuda a que cuiden mejor a los animalitos.
Sí, un sistema de Gestión del Conocimiento ayuda a que la información se mantenga clara y consistente, evitando que se distorsione con cada persona. No lo elimina por completo, pero sí reduce mucho el “teléfono descompuesto” y conserva mejor la intención original.