Por: Marisol Martinez
En Toluca de Lerdo, capital del Estado de México, el boom de las cafeterías ha transformado la manera en que la ciudad vive el café. Hoy, recorrer sus calles es encontrarse con aromas que invitan a detenerse, con espacios que se han convertido en refugios de conversación, lectura y momentos compartidos. Cada cafetería guarda su propia historia, pero todas coinciden en ofrecer algo más que una bebida: un instante de calidez en medio del ritmo cotidiano.
Entre estos espacios destaca Caprichoaxaca, una cafetería que nació como un capricho de su fundador, impulsado por la pasión, el amor y el deseo de ofrecer un producto cálido y auténtico. Su propuesta inicial fue el café de Oaxaca, pero con el tiempo, el negocio ha crecido gracias a la calidad de sus bebidas y al ambiente de confianza que brinda a sus clientes.
Caprichoaxaca atiende principalmente a dos segmentos: personas mayores que buscan un espacio tranquilo, y trabajadores de oficina que utilizan el servicio de entrega diario para sus chapatas y café por las mañanas, y ensaladas por las tardes. Los empleados conocen bien a estos clientes: sus gustos, horarios, lugares de entrega y hábitos de consumo, información que han recopilado a través del trato directo y el uso de WhatsApp para pedidos. Este conocimiento personalizado ha sido clave para fidelizar a los clientes, pero actualmente vive solo en la memoria del personal y en los chats de WhatsApp.
La mayoría de los empleados (estudiantes) trabajan por temporada, lo que representa un reto constante en la capacitación, ya que hay una rotación de personal. Para entender mejor esta situación, se realizó una encuesta a tres exempleados, donde se reveló que el proceso de capacitación se lleva a cabo de manera verbal y visual, mediante explicaciones y demostraciones por parte de otros compañeros. No existe un manual formal, ni físico ni digital, lo que representa un problema para la cafetería, ya que se basa más que nada en el conocimiento tácito. Esto es lento, ineficiente y no garantiza la retención del conocimiento, lo que puede aumentar la probabilidad de errores. Se depende de la experiencia de cada uno de los empleados en labores, y al tener una rotación frecuente, esto puede afectar la experiencia del cliente, quien podría sentir una interrupción en el vínculo que ha construido con la cafetería y su equipo.
Ante este escenario, surge la necesidad de documentar y profesionalizar los procesos. Como señala Aragón Calderas (2025), «las plataformas digitales como Notion permiten transformar el conocimiento tácito en explícito, asegurando la continuidad organizacional incluso en contextos de alta rotación laboral”. Para Caprichoaxaca, esta herramienta no solo representa eficiencia, sino también la posibilidad de preservar la esencia cálida y cercana que lo distingue.
En teoría, Notion AI puede aplicarse a cualquier organización, pero su verdadero valor se entiende cuando lo llevamos a un caso concreto. En Caprichoaxaca, esta herramienta se convierte en un puente entre la tradición y la modernidad que, aunque parece sencilla, ofrece un gran potencial para negocios pequeños. Su interfaz es limpia, intuitiva y fácil de usar, lo que permite que cualquier persona, incluso sin conocimientos técnicos, pueda comenzar a organizar la información del negocio. Además, es accesible y económica, con una versión gratuita que se adapta perfectamente al tamaño del equipo de Caprichoaxaca.
Con Notion, la cafetería puede crear un sistema centralizado que incluya:
- Un manual de capacitación interactivo para nuevos empleados (con videos, guías visuales y preguntas frecuentes).
- Recetas estandarizadas y procedimientos operativos para asegurar la calidad constante.
- Protocolos clave como:
- Gestión de pedidos por WhatsApp: tiempos de respuesta, etiquetados con nombre y hora de entrega, verificación doble de pedidos.
- Prealistamiento: cortes y porciones estandarizadas, almacenamiento etiquetado, tiempos y temperaturas de cocción.
- Compras e inventario: checklist diario, puntos de reorden, programación de compras para evitar faltantes.
- Base de datos de clientes frecuentes con sus preferencias, hábitos y horarios.
- Registro de turnos, tareas diarias y comunicación interna.
De igual forma, conforme el negocio crezca, Notion AI puede integrarse con sistemas más potentes como CRM (gestión de clientes), BPM (procesos de negocio) y ERP (gestión de recursos), facilitando una transición progresiva hacia una forma de manejo más profesional y digitalizada.
En resumen, Notion AI no solo organiza información, sino que transforma el trabajo del conocimiento en valor. Para Caprichoaxaca, documentar procesos con Notion no significa perder la esencia artesanal del lugar, sino garantizar que cada taza y cada sonrisa se mantengan constantes, sin importar quién esté detrás de la barra.
Nota: Se utilizo IA corrección de ortografía y diseño de formato, asi como para la imagen
Notion. (2025). El espacio de trabajo con IA que trabaja para ti. Notion
Aragón Calderas, A. E. (2025). Uso de Notion en la construcción de documentos de investigación: Una experiencia desde la docencia en Diseño. Universidad Nacional Autónoma de México. https://www.cebe.unam.mx/node/228
1 comentario. Dejar nuevo
Con base en la pregunta: definitivamente el uso de una herramienta de tan fácil adapte y con un vasto catálogo de funciones como Notion, permite preservar lo que hace especial a una cafetería como Caprichoaxaca. Simplemente basta con pensar en todos los adjetivos que aquí se mencionaron para describir el lugar y la gentileza de su personal, con esto quiero llegar a que, si se logra reflejar eso que distingue a la cafetería en cada video, manual o receta, la capacitación se dispara en cuanto a niveles de rapidez y no se genera dependencia o una situación de crisis si un empleado tiene que marcharse dejando poco margen para poder contratar y educar en los procesos a uno nuevo. Digitalizar no es perder la calidez o la cercanía, es saber cómo darla cada vez, sin fallo, como al cliente y al personal le gusta. :))