Por: Estefanía Reyes
¿Qué impacto tendría si una app pudiera cambiar el camino de tu negocio? Si cuentas con algún emprendimiento, o buscas crear una pequeña empresa, probablemente lo medites dos veces, debido a pensar en tener que hacer tú solo los pedidos, responder mensajes, tomar las fotos para publicarlas en redes sociales, empacar,…, y aun así sentir ese vacío por no tener la estructura que necesitas. Este artículo busca reflejar que la resolución no está en contratar más personal para hacer las cosas necesarias para la empresa, sino en la “organización” de las bases que se tienen, ayudando desde la digitalización al área de Recursos Humanos. El enfoque está en preparar a la empresa para el crecimiento futuro.
Ahora bien, Ampala Collection, es un caso de microempresa digital en crecimiento, dedicada a vender accesorios para mujer, como aretes, collares, diademas, stickers para ropa, etc., con 5 años de trayectoria y una fuerte presencia en redes sociales, y en sus ventas en línea. Sin embargo, un desafío crítico para su expansión, es la ausencia de digitalización en Recursos Humanos (RR. HH.). Ampala opera actualmente sin empleados, pero su objetivo de crecer exige preparar la base para contar con un equipo.
La problemática principal es que la fundadora no está ni centrando ni priorizando el conocimiento operativo; lo que podría estancar su crecimiento y hacer vulnerable su operación. No obstante, para enfrentar este problema, se podría implementar una herramienta accesible e innovadora para iniciar la digitalización de RR. HH.. Aunque “Trello” es reconocible por su gestión para proyectos, su versatilidad lo convierte en un Sistema de Gestión del Conocimiento (SGC) y Onboarding ideal para este tipo de negocios, al organizar la información en tableros, listas y tarjetas. Este enfoque es fundamental para la gestión humana y el desempeño organizacional de las PYMES (Candelo y Rivera, 2024)
En el caso hipotético de que Ampala creara un tablero llamado «Biblioteca de Conocimiento Ampala», listas como «Operaciones», «Marketing Digital» y «Catálogo», contendrían tarjetas con los procesos detallados: «Guía de publicación en redes sociales» o «Proceso de control de inventarios». Esta área se convertiría mucho más compartible y escalable. Con Onboarding Digital, al contratar al primer empleado, se puede crear un tablero de “Bienvenida”. Esto asegura una capacitación estandarizada y eficiente, sin la necesidad de explicar lo mismo a nuevos empleados.
Al final del día, la digitalización en una empresa pequeña no siempre requiere costosos sistemas de ERP. El uso estratégico de herramientas como un SGC permite establecer una estructura de documentación y procesos de manera retadora y a bajo costo, acercándose más a la escalabilidad buscada. Una empresa como Ampala tiene la gran oportunidad de formalizar su estructura interna, la cual es la más importante para esta escalabilidad de la que se habla, si el fundador comienza a documentar sus propios procesos en una herramienta útil y rentable, antes de contratar, creando así el hábito que luego se reflejará en los nuevos miembros.
2025, Trello
Nota: El análisis del caso se fortaleció mediante el uso estratégico de la IA, Gemini, para la lluvia de ideas inicial, el análisis adecuado y estrategias de la herramienta utilizada “Trello”, y para la estructura/formato de los datos o conocimientos mencionados en el artículo, mejorando la productividad del contenido, pero sin quitar las ideas centrales y claves de mi análisis crítico.
Trello. (s.f.). Trello para empresas emergentes.
¿Qué representa un mayor riesgo para el crecimiento a largo plazo de Ampala: la falta de una herramienta de control operativo, como lo es el inventario, o bien, la dependencia del conocimiento operativo centralizado únicamente en el fundador, es decir, la ausencia de un SGC (Trello)?
1 comentario. Dejar nuevo
Yo creo que el riesgo más grande es depender solo del conocimiento de la fundadora, si todo está en su cabeza y no en un sistema, la empresa no puede crecer ni volverse estable, el inventario sí es importante, pero sin un SGC como Trello, cualquier proceso se vuelve difícil de enseñar o repetir, al final, sin documentación no hay manera de escalar el negocio.